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Formel- und Aggregationsfelder ermöglichen es Ihnen, neue Informationen aus bestehenden Daten in der Liste oder sogar aus anderen Listen zu erstellen!
Diese Funktion erlaubt es, den Inhalt von Feldern zu kombinieren (z. B. Vor- und Nachnamen) oder Texte und Beschriftungen aus Referenzen zu kombinieren. Die berechneten Texte/Beschriftungen/Zahlen funktionieren wie reguläre Felder, so dass sie auch für Begriffe in Filtern, zur Aggregation in Dashboards oder als Gruppierung in Kanban verwendet werden können. Darüber hinaus können nun Filter innerhalb der Formeln angewendet werden, um nur bestimmte Referenzen in die Berechnung einzubeziehen. Schließlich ist nun auch eine Textformel möglich, die das Titelfeld übernimmt.
Formeln
Wenn Sie ein Formelfeld erstellen, gilt es für jedes einzelne Item in einer Liste. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie eine Formel auf eine ganze Spalte in einer normalen Tabellenkalkulation anwenden. Die Formel nimmt Informationen aus anderen Feldern der Liste auf, um neue Informationen zu erstellen (in einer herkömmlichen Tabellenkalkulation werden Daten aus anderen Spalten aufgenommen, um etwas für jede Zeile zu berechnen).
Mit dem Formelfeld können Sie Formeln mit gängigen Operatoren oder Funktionen für Zahlen- oder Referenzfelder in Ihrer Liste erstellen.
Wenn Sie zum Beispiel die Arbeitskosten für eine Aufgabe berechnen möchten, würde Ihre Formel so aussehen:
Ein Beispiel: In Ihrer Liste "Raumschiffbau" hat jede Aufgabe ein Feld "Stundenlohn", ein Feld "Materialkosten" und ein Feld "Geschätzte Zeit". Sie möchten die geschätzten Kosten für jede Aufgabe im Projekt berechnen.
Sie erstellen ein Formelfeld "Geschätzte Kosten", das den "Stundenlohn" mit der "Geschätzten Zeit" multipliziert und die "Materialkosten" hinzufügt. Die geschätzten Kosten für jede Aufgabe werden dann auf jedem Item in der Liste angezeigt!
Anleitung zur Verwendung von Funktionen und Formeln
Wenn Sie beginnen, eine Formel in das Feld für die Formeloptionen einzugeben, zeigt Zenkit ein Dropdown-Menü mit den verfügbaren Operatoren, Funktionen und Aggregationen an, die Sie verwenden können.
Zunächst wird eine Dropdown-Liste mit allen Zahlenfeldern in Ihrer aktuellen Liste oder den referenzierten Zahlenfeldern angezeigt.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü ein Feld aus, mit dem Sie arbeiten möchten, oder geben Sie eine Zahl ein, die Sie verwenden möchten.
Fügen Sie einen Operator hinzu und geben Sie dann eine weitere Zahl ein oder wählen Sie erneut aus der Liste.
Wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Formel fertig sind, klicken Sie auf "Erstellen", um sie auf jedes Item in Ihrer Liste anzuwenden.
Wie Formeln angewendet werden können
Formeln können für eine Vielzahl von Anwendungsfällen verwendet werden. Erstellen Sie einfache Berechnungen aus Zahlenfeldern, Aggregationen, Textfeldwerten und vielem mehr.
Zahlen
Einfache Berechnungen können aus Zahlenfeldern erstellt werden. Alles, was Sie brauchen, ist mehr als ein Zahlenfeld aus der exakten Liste oder einer referenzierten Liste. Einfache Berechnungen können helfen, die Gesamtkosten einer bestimmten Aufgabe zu berechnen.
Zahlen sind auch ideal für Berechnungen mit festen Zahlen. Mit dieser Formel lässt sich zum Beispiel der Preis inklusive Mehrwertsteuer berechnen.
Darüber hinaus ist es möglich, verschiedene Zahlenformate zu verwenden. In diesem Fall wäre es sinnvoll, "Währung" zu wählen. Sie können aber auch zwischen "Ganze Zahl" und "Dezimalformat" wählen.
Aggregationen
Auch wenn Sie es aus der Dropdown-Liste "Feld hinzufügen" auswählen können, wird durch eine Aggregation ein Formelfeld erstellt. Eine Aggregation ist im Wesentlichen ein Assistent zur Erstellung von Formeln, der die Erstellung von Formeln unter Verwendung von Referenzen erleichtert.
Wenn Sie eine neue Aggregation erstellen, erkennt sie, welche Referenzfelder in Ihrer Liste enthalten sind, und zieht Zahlenfelder aus diesen Referenzen.
Wenn Sie zum Beispiel drei Aufgaben aus Ihrer Liste von Projektaufgaben in einer Hauptprojekt-Liste referenziert haben, können Sie ein Aggregationsfeld verwenden, um die Kosten dieser Aufgaben zu summieren, so dass Sie die Gesamtsumme des Projekts berechnen können. Dasselbe können Sie mit Items aus einer Rechnungsliste tun, die mit einem Kunden in der Liste Ihres Kunden verknüpft ist. Sie können eine Aggregation erstellen, die die Summen der Rechnungen in einem Feld "Gesamtlebensdauerwert" summiert. Jedes Mal, wenn Sie eine neue Rechnung zu diesem Kunden hinzufügen, wird der Gesamtwert für die Lebensdauer aktualisiert, um sie einzubeziehen.
Textfelder
Mit Textfeldern ist es jetzt möglich, Feldwerte zu kombinieren. Öffnen Sie die Einstellungen der Liste und wählen Sie "Felder" aus dem Panel auf der linken Seite. Nachdem Sie auf "Feld hinzufügen" geklickt haben, wählen Sie "Textformel". Sie können dann alle Felder auswählen, genau wie bei Aggregationen und normalen Formelfeldern.
Sobald Sie Ihre Formel hinzugefügt haben, klicken Sie auf "Erstellen", um sie auf Ihre Liste anzuwenden.
Aggregieren von Feldwerten
Das Aggregieren von Feldwerten kann verwendet werden, um eine Zusammenfassung der Aufgaben für Kunden zu erstellen: Der Mitarbeiter "Bob der Baumeister" zum Beispiel referenziert zwei Aufgaben.
Die Textformel "Aufgabenzusammenfassung" formatiert diese Referenzen und definiert eine Vorlage, die für jede referenzierte Aufgabe ausgewertet wird. Diese Vorlage ist im Grunde eine weitere Formel, die sich auf jedes referenzierte Item (in diesem Fall eine Aufgabe) bezieht.
Der Text um Ihre Formel kann entweder in HTML, als einfacher Text oder in Markdown bearbeitet werden. Um mehr über die verschiedenen Textarten zu erfahren, klicken Sie hier.
Item-Identifikator
Jedes Item in jeder Liste hat standardmäßig eine Item-Kennung. Mit Hilfe von Formelfeldern ist es nun möglich, individuelle ID's für Ihre Items zu visualisieren. Dies funktioniert auf recht einfache Weise: Klicken Sie auf "+ Hinzufügen" ganz unten in den Artikeldetails und dann auf "Benutzerdefiniertes Feld danach", scrollen Sie zu "Item Identifier" und klicken Sie darauf.
Sie können auf "Erstellen" klicken und es so speichern. Um die IDs noch individueller zu gestalten, können Sie weitere Informationen in dieses Feld eingeben. Sie könnten zum Beispiel individuelle Rechnungs-IDs erstellen.
Fügen Sie zum Beispiel das Rechnungsjahr zu Ihrer ID hinzu. Darüber hinaus können Sie entscheiden, ob der Editor als reiner Text, HTML oder Markdown verwendet werden soll.
Labels
Mit Labels in Formeln können Sie die Bezeichnungen von referenzierten Feldern miteinander kombinieren. Führen Sie dazu die gleichen Schritte aus wie beim Hinzufügen eines neuen Feldes. Scrollen Sie bis zum Ende der verschiedenen Optionen und wählen Sie " Labels Formel".
Anschließend können Sie Ihre Formel individuell gestalten. Wählen Sie, welches Referenzfeld einbezogen werden soll und welches Label-Feld Teil der Formel sein soll.
Nun müssen Sie nur noch den Aggregationstyp für Ihre Formel auswählen. Wir bieten drei verschiedene Arten von Aggregationen an. "Vereinigung" kombiniert die Bezeichnungen aller referenzierten Items, "Schnittmenge" wählt Bezeichnungen aus, die in jedem referenzierten Item vorkommen und "Symmetrische Differenz" wählt Bezeichnungen aus, die in genau einem referenzierten Item vorkommen, aber nicht mehr als einmal.
Nachdem Sie alle gewünschten Anforderungen festgelegt haben, klicken Sie auf "Erstellen".
Diese Neuerung ermöglicht die Kombination von Inhalten aus verschiedenen Items, wie Vor- und Nachnamen oder andere Texte und Bezeichnungen aus Referenzen. Diese berechneten Text-/Zahlen-/Bezeichnungsfelder können überall dort verwendet werden, wo auch reguläre Felder verwendet werden können. So können Sie die Ergebnisse filtern, die Werte in Dashboards aggregieren oder die berechneten Bezeichnungen zur Gruppierung Ihrer Kanban-Boards verwenden. Sie können sogar ein berechnetes Textfeld als Primärfeld Ihrer Liste verwenden. Darüber hinaus können Filter jetzt auch in Formeln angewendet werden, um einzuschränken, welche Referenzen für die Berechnung verwendet werden sollen.
Um mehr über grundlegende Feldtypen zu erfahren, die keine neuen Informationen berechnen, lesen Sie unseren Leitfaden zu grundlegenden Feldern.