Zusätzlich zum Zugriff angemeldeter Benutzer auf Ihre Collections, können Sie jetzt auch einen passwortgeschützten Zugang einrichten, wenn Sie einen Link zur Collection freigeben.
Ein Passwort für den Zugriff auf die Collection können Sie innerhalb der Zugriffseinstellungen festlegen. Öffnen Sie hierfür die Collectioneinstellungen, indem Sie auf den Namen der geöffneten Collection in der linken Ecke des Bildschirms klicken. Wählen Sie anschließend "Zugriff".
Scrollen Sie bis nach unten und wählen Sie "Erstellen Sie einen passwortgeschützten Zugriff".
Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie dem Passwortgeschützten Zugriff einen Namen geben, dem Mitglied eine Rolle zuweisen und ein Ablaufdatum für den Zugriff festlegen können. Unterhalb dieser Felder können Sie ein Passwort für den Zugriff eingeben.
Für den Passwortgeschützten Zugriff stehen Ihnen verschiedene Rollen zur Verfügung.
Bearbeiter der Collection: Bearbeiter können Items erstellen und archivieren und Informationen zu Items hinzufügen, z.B. durch Hinzufügen von Bezeichnungen, Texten, Daten oder Zahlen, aber sie können keine Felder hinzufügen, entfernen oder Änderungen an Feldern vornehmen. Bearbeiter können auch nicht ändern, wie eine bestimmte Ansicht angezeigt wird, und sie können keine gespeicherten Filter und Ansichten erstellen oder bearbeiten. Bearbeiter dürfen keine Mitglieder hinzufügen oder entfernen, Mitgliederrollen ändern oder Collectionhintergründe ändern.
Collection-Mitarbeiter: Kann Items erstellen und Bearbeiten aber keine Items löschen oder archivieren.
Gast in der Collection: Gäste können eine Collection einsehen, Filter und offene Posten verwenden, aber in keiner Weise mit ihr interagieren.
Mit einem Klick auf "Zugriffsteuerung" können Sie zusätzlich den Zugriff weiter begrenzen. Wie genau das funktioniert, erfahren Sie hier.
Sobald Sie alle nötigen Einstellungen zu dem Passwortgeschützten Zugriff hinzugefügt haben, klicken Sie auf "Erstellen".
Alle von Ihnen erstellten Zugriffe werden im Abschnitt "Passwortgeschützter Zugriff" aufgelistet. Bewegen Sie ganz einfach Ihre Maus darüber, um den Zugriff zu kopieren oder ihn mit einem Klick auf das "X" zu entfernen.
Durch das Kopieren in Ihre Zwischenablage, kopieren Sie den Link zur Collection. Diesen können Sie an die entsprechenden Personen zusammen mit dem Passwort weiterleiten.